Подготовка договора по шаблону, автоматизация процесса согласования, электронное подписание с МЧД, единый архив всех связанных документов, контроль исполнения договора

• Адаптивная верстка под мобильные устройства

  Преднастроенные карточки договора, акта и дополнительного соглашения. Поля заполняются автоматически из справочников, опечатки исключены, а сам текст документа формируется по готовому шаблону

• Досье контрагентов

  К карточке контрагента можно прикрепить его уставные документы и иные значимые файлы. Также можно настроить интеграцию с сервисами проверки благонадёжности контрагента по ИНН

• Гибкие маршруты согласования

  Параллельное, последовательное и смешанное согласование. Можно настроить автоматические условия выбора маршрута (например, по сумме договора)

• Удобное объединение всех версий в одну

  Решение позволяет быстро объединить все промежуточные версии договора в один файл, где будут отражены правки всех согласующих. Будут выявлены даже «скрытые» правки — внесённые не в режиме рецензирования

Автоматизация делопроизводства: регистрация документов, рассмотрение, резолюции, контроль сроков и исполнения, номенклатура дел. Обработка и хранение входящих, исходящих и внутренних документов в системе

• Быстрая регистрация

  При регистрации документа автоматически создаётся его карточка, формируется название и номер согласно правилам нумерации. Часть полей заполняет система, в другие — данные передаются из справочников, если ввести первые буквы значения.

• Образцы и автозаполнение

  Преднастроенные шаблоны помогают быстро сформировать готовый документ. Заполняем данные в карточку исходящего письма, и система сама выведет текст на фирменном бланке, сохранит в указанном формате (docx, pdf, png, jpg и др.) и отправит адресату

• Обработка бумажных экземпляров

  Система распознаёт скан-копии документов, автоматически регистрирует, маркирует штрихкодами, создаёт связи с другими файлами и направляет на рассмотрение

• Интеграция с другими системами и порталами

  Для автоматической загрузки документов в Docsvision доступны интеграции с внешними ресурсами: корпоративной электронной почтой, сайтом и другими источниками

Оформление, подписание и долгосрочное хранение кадровых документов в электронном виде. Автоматизация HR-процессов и управления персоналом

• Переход на КЭДО

  • Ознакомление с организационно-распорядительными документами (ОРД)
  • Командировки, доверенности
  • Оценка эффективности и мотивации персонала, организация обучения
  • Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)
  • Отпуска
  • Формирование табеля учёта рабочего времени
  • Предоставление документов по запросам работников и госорганов
  • Архив кадровых документов

• Обеспечение безопасного подключения

  • Вход в КЭДО через Active Directory
  • Вход через OpenID Connect
  • Вход в КЭДО через ЕСИА

Хранение электронных документов и любого контента компании в одной системе.Быстрое комплектование архива, удобный поиск, загрузка и выгрузка файлов, организация использования архива с разграничением прав доступа

• Потоковый ввод бумажных документов

  Потоковое сканирование, распознавание содержания документа и настроенные правила каталогизации позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан -копии автоматически загружаются в архив и размещаются в правильных директориях

• Загрузка электронных документов из ЭДО

  Дополнительный модуль интеграции позволяет загружать документы из личного кабинета одного или несколь-ких операторов ЭДО. И обратно – по запросу контрагента выгрузить из архива и передать через через ЭДО юридически значимые документы

• Синхронизация данных с учётными системами

  Если настроить интеграцию с учётными системами (доступны шлюз к 1С, к SAP и др.), то в учётной системе появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из 1C или SAP

• Сохранение всех версий файлов

  При редактировании из системы можно автоматически создавать новую версию файла, оставляя возможность вернуться к предыдущему варианту и отследить изменения. Количество файлов любого формата и размера неограничено

Решение для создания системы хранения электронных документов (СХЭД) и управления архивом бумажных документов

• Формирование номенклатуры

  Номенклатура на год формируется из разделов и дел с указанием заголовков, индексов, типов дела (бумажное, электронное, смешанное), сроков хранения и т.д.

• Списание документов в дела

  Списание документов в дела номенклатуры дел или в тома номенклатуры дел при превышении допустимого количества листов документа для списания

• Копирование номенклатуры

  Возможность копирования номенклатуры прошлых лет вместе с делами для формирования номенклатуры дел на новый год

• Утверждение номенклатуры

  По сформированной номенклатуре дел можно запустить процесс утверждения приказом в электронном виде